Как использовать Dropbox, OneDrive, Google Drive или iCloud в качестве основного хранилища данных

Вкладчик

Поскольку такие компании, как Google, Microsoft, Apple и Dropbox, предлагают гигабайты и даже терабайты для хранения данных в Интернете, идея переноса всего в облако является привлекательной — особенно если вы используете множество устройств или вам необходим доступ к материалам ПК с мобильного или планшета.

Хотя вы не можете использовать облачные сервисы в качестве основного хранилища на вашем основном ПК или Mac — они просто копируют то, что вы сохраняете на локальный жесткий диск или портативный SSD, — вы можете использовать их папки в качестве основного хранилища для документов, фотографий и других видов файлов, а затем получить доступ к некоторым или всем этим файлам с других компьютеров, мобильных устройств и планшетов, открывая отдельные файлы или синхронизируя определенные папки. Но разумно ли размещать свои важные данные в облаке? Вот десять вещей, о которых стоит подумать.

    Выберите правильное облако

    У разных сервисов разные требования, так, если Dropbox, Google Drive и OneDrive работают практически на всем, то для iCloud нужен Mac с версией не ниже Yosemite и/или устройства iOS с версией не ниже iOS 8, и если для Windows есть клиент iCloud, то для Android и других мобильных платформ его нет. Важно подумать о том, с какого устройства (устройств) вы, возможно, захотите организовать совместный доступ, и проверить наличие приложений для этих устройств.

    Не верьте в бесплатное

    Хорошо получать вещи бесплатно, но бесплатное не дает никаких гарантий — условия, функции и опции могут меняться и иногда меняются практически без предупреждения, возможности, как правило, довольно ограничены, и нет такого понятия, как гарантированная доступность без ценника.

    Но это не обязательно означает, что вам нужно спешить и тратить деньги, поскольку многие платные услуги предлагаются в пакетах с другими покупками. Например, подписчики Office 365 получают пачки облачного хранилища (целый терабайт) как часть пакета.

    Защитите свой телефон

    Если вы будете обмениваться данными или синхронизировать их с мобильным устройством (устройствами), защитите их PIN-кодами или паролями; нет смысла соблюдать строгую безопасность на компьютере, а затем оставлять телефон или планшет открытым, чтобы любой мог получить доступ к вашим материалам.

    По данным Национального подразделения Великобритании по борьбе с преступлениями с использованием мобильных телефонов, ежегодно теряется более 300 000 телефонов, но это только те, о которых заявляют для получения страхового возмещения, реальная цифра гораздо выше. Если кто-то получит ваш телефон, сможет ли он получить доступ к вашим вещам? Убедиться в том, что они не смогут этого сделать, не займет много времени.

    Знайте, что безопасно хранить

    Единственный абсолютно, положительно, определенно гарантированный способ обеспечить невозможность получения чего-либо из Интернета — это сделать так, чтобы это никогда не приближалось к Интернету. Хотя риск потери или кражи данных из известных облачных сервисов может быть незначительным, он все же возможен, и об этом нужно подумать — особенно если вы храните рабочие файлы с личными данными людей, поскольку, согласно Закону о защите данных, эти данные должны быть надлежащим образом защищены. Не хотите, чтобы ваши планы мирового господства попали в руки врагов? Используйте шифрование файлов для всего, что вы размещаете в облаке.

    Включите 2FA

    Простой комбинации имени пользователя и пароля недостаточно для обеспечения безопасности вашего облачного хранилища.Именно поэтому основные провайдеры облачных хранилищ предлагают двухфакторную аутентификацию, или сокращенно 2FA. 2FA использует вторую форму проверки, чтобы убедиться, что вы действительно вы, чаще всего путем отправки кода на другое устройство, например, смартфон или планшет. 2FA также доступна для таких онлайн-сервисов, как электронная почта и хранилище фотографий, и очень хорошей идеей будет включить ее и там.

    Всегда имейте резервную копию

    Хотя многие сервисы делают все возможное для защиты ваших данных, всегда есть риск, что что-то может пойти не так — и чем важнее файл, тем важнее, чтобы у вас была его резервная копия. Это может означать загрузку фотографий в два разных облачных сервиса (что происходит автоматически, если вы установите, например, Flickr на iOS-устройство с общим доступом к iCloud и включите автозагрузку Flickr, чтобы и Flickr, и iCloud получали каждое изображение) или просто регулярную синхронизацию и резервное копирование ключевых файлов.

    Проверьте, что подключается

    Такие сервисы, как Dropbox и Google Drive, позволяют увидеть, какие устройства подключались к вашему аккаунту. Например, Dropbox позволяет увидеть, какие веб-браузеры подключены в данный момент и каким именно ПК, Mac и мобильным телефонам вы предоставили доступ к аккаунту.

    Если есть устройство, которое не принадлежит вам или которого у вас больше нет, вы можете отвязать его, чтобы отозвать доступ. В списке устройств не будет людей, которым вы отправляли ссылки, доступные для общего доступа, например общедоступные URL-адреса Dropbox; он охватывает только устройства, имеющие доступ к вашему аккаунту.

    Отмена доступа приложений

    Облачное хранилище подключается не только непосредственно к устройствам — его можно вызывать и из сторонних приложений, например, вы можете использовать вложения Google Drive в своей почтовой программе, файлы OneDrive в документах Office или подключить Dropbox к IFTTT.

    Опять же, на приборной панели вашего аккаунта вы можете увидеть, какие приложения имеют доступ, и отменить доступ ко всему, что вам не нужно. Чем меньше приложений имеют доступ к вашему аккаунту, тем надежнее он защищен.

    Не превышайте свои возможности

    Одним из наиболее распространенных способов использования облачных программ является предоставление доступа к ним с разных устройств, например, вы можете захотеть, чтобы документы iCloud с вашего Mac были доступны на вашем iPad, или файлы OneDrive с вашего ПК на вашем, эээ, Windows Phone.

    Это замечательно, но будьте осторожны, если у вас тарифный план мобильной связи с ежемесячным лимитом трафика — слишком интенсивный обмен файлами и синхронизация могут привести к превышению лимита пропускной способности, замедлению соединения или дополнительным расходам. Если на вашем аккаунте установлен лимит, ограничьте обмен файлами или синхронизируйте их только при наличии Wi-Fi.

    Сохраняйте платежные реквизиты актуальными

    Если у вас платный облачный аккаунт и продление не прошло, не стоит паниковать — Dropbox действует довольно типично: аккаунты понижаются до бесплатных базовых аккаунтов, но файлы остаются нетронутыми.

    Но что изменилось, так это возможность синхронизации — если ваш платный аккаунт был понижен до базового бесплатного аккаунта, это может означать, что место для хранения сократилось с 1 ТБ до всего 2 ГБ. Если ваши файлы превышают этот объем, вы не сможете синхронизировать ничего нового, пока не подпишетесь на платный аккаунт.

    Алекс Фаджиоли, генеральный директор компании Tectrade, дал нам несколько полезных советов о том, как выбрать поставщика услуг облачного хранения или резервного копирования, соответствующего потребностям вашего бизнеса

    1. Знайте свою текущую систему

    Прежде чем принимать какие-либо решения о покупке, связанные с ИТ, руководители должны провести полный аудит своих систем, чтобы получить полное представление о своих требованиях и оптимизировать то, что они имеют в настоящее время. Большинство крупных компаний имеют гибридную инфраструктуру, состоящую из внутренних центров обработки данных, частных облаков и как минимум одного публичного облачного сервиса, но многие ИТ-отделы не знают точно, что происходит под программным обеспечением и услугами. которые управляют бизнесом. Провайдер облачного хранилища может предоставить яркое торговое предложение, но если вы не знаете, как именно оно впишется в существующую систему, его не стоит рассматривать.

    2. Ищите ценность

    Руководители ИТ-отделов испытывают сильное давление, требуя обеспечить экономическую эффективность при одновременном повышении производительности и предоставлении поддержки. Недавние исследования расходов на ИТ показывают, что только 7 процентов ИТ-бюджета организации тратится на резервное копирование и восстановление — очень маленькая сумма, учитывая ее важность для поддержания работоспособности бизнеса. Поэтому важно убедиться, что компания максимально эффективно использует бюджет, выделенный на резервное копирование и восстановление. Постарайтесь найти поставщика, предлагающего модель оплаты по мере использования или роста потребления, чтобы оптимизировать расходы.

    3. Определите приоритеты рабочих нагрузок

    В большинстве случаев резервные копии используются для восстановления старых версий документов или случайно удаленных файлов, но их основная цель — вернуть вас к работе, если вы оказались в автономном режиме. Обычный потребитель, вероятно, может позволить себе остаться без ноутбука на пару часов, пока он восстанавливается из резервной копии. Однако для бизнеса потерянное время — это потерянные деньги, поэтому очень важно, чтобы жизненно важные задачи выполнялись быстро. Ищите поставщика, который вместе с вами определит приоритеты рабочих нагрузок и обеспечит их эффективное восстановление.

    .

    Оставьте комментарий